Переезд из Trello редко срывается на технике. Выгрузить доску несложно. Срывается он на другом: команда переносит всё подряд, включая архив за три года, тонет в этом на второй день и возвращается обратно — «там хотя бы привычно».

Ниже — рабочая последовательность на один-два дня и список ошибок, которые стоят дороже всего. Инструкция написана на примере переезда в Государыню, но первые четыре шага универсальны для любого трекера.

Сначала решите, зачем переезжаете

Звучит банально, но это определяет, что вы будете переносить. Обычно причин четыре:

  • Оплата и доступ. Оплатить зарубежный сервис из России сложно, а доступ бывает нестабильным.
  • Задачи всё равно живут в чате. Доска есть, но реально команда обсуждает всё в мессенджере, и часть поручений до доски не доезжает.
  • Не хватает денег и клиентов рядом с задачами. Trello — про карточки; счета, маржа и клиенты ведутся отдельно в таблице.
  • Доска разрослась. Десятки списков, сотни карточек, никто не понимает, что актуально.

Если причина третья или четвёртая — переносить структуру «один в один» бессмысленно: вы перевезёте ту же проблему в новый интерфейс. Переезд — единственный удобный момент, чтобы навести порядок.

Шаг 1. Выгрузите данные из Trello

JSON (доступно на бесплатном тарифе). Откройте доску → меню справа → «Ещё» → «Печать и экспорт» → «Экспортировать в JSON». Получите файл со всеми карточками, списками, описаниями, метками, сроками, комментариями и ссылками на вложения.

CSV (на платных тарифах). Там же, «Экспортировать в CSV» — таблица, которую удобно читать и чистить в Excel или Google Таблицах. На июль 2026 CSV-экспорт доступен на Premium и Enterprise; на бесплатном плане берите JSON.

Важно: вложения в экспорт не попадают. И JSON, и CSV содержат только ссылки на файлы, которые лежат на серверах Trello. Если в карточках есть нужные макеты, договоры и фото — их надо скачать отдельно, до отключения подписки.

Выгружайте каждую доску отдельно — экспорта «всё разом» на уровне рабочего пространства нет.

Как быстро превратить JSON в читаемую таблицу

Если CSV недоступен, а разбирать JSON руками не хочется, откройте файл в любом онлайн-конвертере JSON → CSV либо выгрузите нужные поля из массива cards: name, desc, due, idList, labels, closed. Поле closed: true — это архивные карточки, их сразу можно отбросить.

Шаг 2. Проведите ревизию (самый важный шаг)

Откройте таблицу и разложите карточки на четыре кучи:

  1. В работе прямо сейчас — переносим обязательно.
  2. Запланировано на ближайший месяц — переносим.
  3. «Когда-нибудь» — не переносим. Заведите одну карточку «Идеи из Trello» со ссылкой на выгрузку, и всё.
  4. Завершено и архив — не переносим никогда.

Практическая пропорция: из доски на 400 карточек в новый трекер обычно едет 30–60. Это нормально и это цель, а не потеря.

Архив при этом не выбрасывайте — сохраните JSON и CSV в облако. История останется доступной, а рабочее пространство не будет забито мусором.

Шаг 3. Спроектируйте структуру заново

Списки Trello — это не всегда стадии процесса. За годы доска обычно превращается в смесь: часть списков — статусы («В работе», «Готово»), часть — категории («Клиент А», «Маркетинг»), часть — свалка («Разное», «Потом»).

При переезде разделите это явно:

  • Стадии процесса → колонки доски. Четырёх обычно хватает: бэклог, в работе, на проверке, готово. Как собрать рабочую доску — подробная инструкция.
  • Категории и клиенты → проекты (и клиенты в CRM, если сервис это умеет).
  • Свалка → удаляется на шаге 2.

Отдельно посмотрите на карточки-«эпики» на 40 пунктов чек-листа. Обычно это несколько разных задач, слипшихся в одну, и их стоит разделить сразу.

Шаг 4. Заведите людей и права раньше задач

Пригласите команду и раздайте роли до переноса карточек. Причина простая: задача без исполнителя переносится, но потом каждую придётся открывать заново и назначать вручную. Если сначала завести людей, исполнитель проставляется сразу.

Заодно проверьте, что видят разные роли: в Trello доступ обычно «вся доска целиком», в трекерах с ролями можно разграничить — например, чтобы подрядчик видел только свой проект.

Шаг 5. Перенесите задачи

Честно о механике: автоматического импорта задач из файла в Государыне нет — выгрузить свои данные наружу можно в любой момент, а перенос внутрь делается руками. Поэтому путей два:

  1. Руками по отобранному списку. После ревизии остаётся 30–60 карточек — это полтора-два часа на одного человека. Дольше кажется, а по факту делается за один заход, потому что 90% карточек короткие.
  2. Через бота из чата. Если задачи и так обсуждались в переписке, часть можно не переносить вообще, а дать боту распознать их в рабочих чатах — он вытащит поручения и предложит подтвердить.

Именно поэтому шаг с ревизией — не формальность: он определяет, будет перенос двухчасовой задачей или двухдневной.

Что переносить в карточке: название, описание, исполнитель, срок, проект. Комментарии и чек-листы — только для активных задач, где обсуждение реально продолжается. Пытаться перенести всю переписку по каждой карточке — верный способ растянуть переезд на неделю.

Вложения скачайте из Trello и перезалейте в задачи, к которым они относятся. Это единственная часть, которую нельзя отложить: после отключения подписки ссылки станут недоступны.

Шаг 6. Неделя параллельной работы — и жёсткое отключение

Оставьте Trello в режиме «только чтение» на неделю: если что-то забыли, будет откуда достать. Но новые задачи с первого дня заводятся только в новом сервисе.

Через неделю доску Trello нужно закрыть. Не «пока пусть повисит» — именно закрыть. Два живых трекера всегда заканчиваются одинаково: часть команды пользуется одним, часть другим, и никто не видит общей картины.

Шесть ошибок, которые встречаются чаще всего

1. Переносить всё. Главная. Архив за три года не нужен ни одному человеку в команде, но он делает новый трекер таким же нечитаемым, каким была старая доска.

2. Забыть про вложения. Экспорт содержит только ссылки. После отмены подписки файлы становятся недоступны — а это часто договоры и макеты.

3. Переносить структуру буквально. Если доска была неудобной, её копия будет неудобной. Переезд — повод перепроектировать.

4. Не объяснить команде «зачем». Смена инструмента без объяснения воспринимается как прихоть руководителя. Скажите прямо, какую боль чините: «поручения из чата теряются», «не видно маржи по проектам». Без этого саботаж почти гарантирован.

5. Оставить оба сервиса «на всякий случай». Заканчивается двумя источниками правды и возвратом в Trello.

6. Переезжать в разгар аврала. Выберите спокойную неделю. Переезд посреди сдачи большого проекта — гарантированный откат назад.

Сколько это занимает на самом деле

Для команды до 10 человек и одной-трёх активных досок:

  • Выгрузка и скачивание вложений — 30–60 минут.
  • Ревизия карточек — 1–2 часа (лучше вместе с командой).
  • Настройка структуры, людей и прав — 1 час.
  • Перенос отобранных задач — 1,5–2 часа.
  • Подключение бота и уведомлений — 10–15 минут.

Итого рабочий день с запасом. Дольше получается только тогда, когда пропущен шаг ревизии.

Итог

Переезд из Trello — это не техническая задача, а задача на дисциплину: не тащить лишнее, спроектировать структуру заново, отключить старое вовремя. Технику можно сделать за час, а вот если перевезти хаос как есть, через месяц вы будете выбирать следующий трекер.

Пошаговый чек-лист именно под переход к нам — на странице миграции с Trello. Что выбрать взамен, если ещё не решили: аналоги Trello и обзор российских трекеров.

Государыня — 7 дней бесплатно, без карты. Бот достаёт задачи прямо из чатов Telegram и MAX, а CRM и финансы по проектам уже внутри.