У digital-агентства три хронические боли, и все три упираются в одно: работа рождается в клиентских чатах, а живёт где угодно ещё.

  1. Правки приходят в переписку и теряются между «сделаем» и «сделали».
  2. Никто не знает точно, сколько заработали на конкретном клиенте.
  3. Загрузку команды считают на глаз, поэтому одни перегружены, другие простаивают.

Разберём, как это собирается в один контур, и сразу оговорим, где наш инструмент не подходит — чтобы не тратить ваш триал впустую.

Боль 1. Правки живут в клиентских чатах

Типичный день: в чате с клиентом 40 сообщений, среди них четыре реальные правки, две из которых сформулированы как «а можно вот тут чуть-чуть подвинуть». Аккаунт-менеджер держит это в голове и вечером переносит в трекер — если успевает.

Не успевает примерно всегда. Дальше происходит одно из двух: правку забывают (и клиент напоминает через неделю) или делают, но никто не фиксирует, что это была работа сверх сметы.

Как решается. Бот сидит в рабочих чатах — и в клиентских, и во внутренних — и распознаёт поручения в свободной форме. «Ребят, поменяйте баннер на главной до пятницы» превращается в задачу с исполнителем и сроком; аккаунту остаётся подтвердить. Дублировать вручную не нужно, а значит, правило «всё в трекере» перестаёт быть насилием над собой. Механика подробно — в разборе задач из переписки.

Побочный эффект важнее основного: когда правки фиксируются автоматически, к концу месяца видно, сколько работы сверх сметы вы сделали бесплатно. Обычно это неприятное открытие — и первый шаг к тому, чтобы начать это продавать.

Боль 2. Непонятно, сколько заработали на клиенте

Классическая картина: выручка известна, часы — примерно, а прибыль по конкретному проекту считается раз в квартал в отдельной таблице, которую ведёт руководитель по вечерам.

Как решается. Клиент → проект → задачи с часами → деньги лежат в одной базе. Маржа считается как контракт минус стоимость труда (часы × ставка сотрудника), без выгрузок и сведения таблиц. Методика расчёта — в статье как считать маржу проекта, а сам модуль — финансы по проектам.

Что это даёт агентству на практике:

  • Видно, какие клиенты кормят, а какие едят. Обычно 20% клиентов дают 80% маржи, а один-два проекта работают в минус — и до расчёта об этом никто не подозревает.
  • Видно момент, когда проект уходит в минус, до сдачи, а не после. Пока проект идёт, ещё можно договориться о доплате или сократить объём.
  • Разговор с клиентом о повышении цены перестаёт быть неловким: у вас есть цифры, а не ощущение.

Боль 3. Загрузка команды на глаз

«Кто свободен?» — вопрос, на который в агентстве обычно отвечают неточно. В результате новый проект падает на того, кто громче отказывается, а не на того, у кого есть время.

Как решается. Загрузка по людям и срокам видна в аналитике: у кого сколько активных задач, где дедлайны наслаиваются, кто фактически простаивает. Это же закрывает вопрос «почему опять горит» — обычно потому, что три проекта сдаются в одну неделю, и это было видно за месяц.

Как это выглядит в работе агентства

Порядок, который складывается у проектных команд:

  1. Клиент заводится один раз — со сделкой, контактами и историей. Дальше все проекты и задачи цепляются к нему.
  2. Проект — это смета, сроки, команда и ставки. Отсюда берётся маржа.
  3. Задачи приходят двумя путями: из клиентского чата через бота и вручную от менеджера.
  4. Исполнители работают из мини-приложения в Telegram или MAX — не заходя в браузер и не устанавливая ничего.
  5. Руководитель смотрит не в чаты, а в две вещи: маржа по проектам и загрузка по людям.

Уведомления при этом приходят туда, где команда уже сидит, — в мессенджер, а не во внутренний колокольчик, который никто не видит.

Когда мы не подойдём

Честно, чтобы не тратить ваше время на триал:

  • Нужен полноценный отдел продаж с воронками, скриптами, сквозной аналитикой рекламы и колл-трекингом. У нас CRM для ведения клиентов проектного бизнеса, а не платформа продаж.
  • Нужна глубокая agile-методология — портфели, метрики потока, сложные Scrum-процессы. Для этого есть специализированные инструменты.
  • Нужны прокси-сервисы вокруг: таймтрекинг со скриншотами, автоматический биллинг по часам, интеграции с десятком внешних систем. Маркетплейса приложений у нас нет.
  • Агентство большое — от 50 человек с выделенными ролями и своими процессами. Мы строились под команды до нескольких десятков.
  • Автоматического импорта из другой системы нет. Активные задачи переносятся вручную; обычно их десятки, но это ручная работа.

Если два и больше пунктов про вас — берите специализированную связку, так будет честнее.

С чего начать за один день

1. Заведите два реальных проекта, не тестовых. Один прибыльный, один проблемный — контраст покажет больше, чем десять тестовых карточек.

2. Проставьте ставки сотрудникам. Без них маржа не посчитается. Ставку берите полную: оклад + взносы, делённые на оплачиваемые часы, а не на 160.

3. Подключите бота к одному клиентскому чату. Не ко всем сразу — на одном чате будет видно, как он разбирает вашу манеру формулировать.

4. Через неделю посмотрите на две цифры: маржу по этим проектам и число задач, которые бот вытащил из переписки. Вторая цифра обычно и есть ответ на вопрос «сколько мы теряли».

Итог

Агентству не нужен ещё один трекер. Ему нужно, чтобы правки из клиентских чатов не терялись, чтобы маржа считалась сама и чтобы загрузку было видно до аврала, а не после.

Это три разные системы у большинства команд — и ровно поэтому не работает ни одна: между ними всё и проваливается.

Государыня собирает их в одну: бот достаёт задачи из чатов Telegram и MAX, клиенты и проекты рядом, маржа считается на ходу. 7 дней бесплатно, без карты. Отраслевая страница — для агентств.