Как считать маржу проекта: простая методика и шаблон расчёта

Вопрос «сколько мы заработали на этом проекте» звучит просто, а ответ у большинства небольших компаний звучит примерно так: «Ну, взяли 400 тысяч, вроде нормально вышло». Это не ответ. Это выручка, из которой ещё не вычли ничего.

Ниже — методика, которую можно посчитать в таблице за вечер, и шаблон, который можно скопировать. Считаем на примере проектного бизнеса: агентства, студии, разработка, консалтинг, подрядные работы.

Три числа, которые путают

Начнём с терминов, потому что половина ошибок именно здесь.

• Выручка — сумма контракта. Ещё ничего не заработано.
• Валовая маржа — выручка минус прямые расходы на этот проект (в первую очередь труд команды). Показывает, зарабатывает ли сам проект.
• Чистая прибыль — маржа минус доля накладных расходов и налоги. Показывает, зарабатывает ли компания.

Для управленческих решений («брать такие проекты или нет») главное число — валовая маржа. Именно её считают по каждому проекту.

Формула:

Маржа = Выручка − Прямые расходы
Маржа % = Маржа ÷ Выручка × 100%

Всё остальное — про то, как честно посчитать правую часть.

Шаг 1. Посчитайте стоимость часа сотрудника

Главная ошибка на этом шаге — брать оклад и делить на 160 часов. Так стоимость часа занижается процентов на сорок, и все проекты выглядят прибыльнее, чем есть.

Считать надо полную стоимость сотрудника:

Полная стоимость = оклад + страховые взносы + премии
                 + оборудование и софт + обучение

Дальше — делить не на календарные часы, а на оплачиваемые (billable). В проектном бизнесе сотрудник не работает на клиентов 100% времени: планёрки, внутренние задачи, обучение, простой между проектами. Реалистичная загрузка — 60–75%.

Стоимость часа = Полная стоимость за месяц ÷ (часы в месяце × загрузка)

Пример. Дизайнер: оклад 120 000 ₽, взносы примерно 36 000 ₽, софт и техника в пересчёте 4 000 ₽ → полная стоимость 160 000 ₽/мес. При 160 рабочих часах и загрузке 70% оплачиваемых часов выходит 112.

160 000 ÷ 112 = 1 430 ₽/час

Против «наивных» 120 000 ÷ 160 = 750 ₽/час — разница почти вдвое. Именно из-за неё компании годами берут убыточные проекты, считая их выгодными.

Ставку достаточно пересчитывать раз в полгода, а не на каждый проект.

Шаг 2. Соберите прямые расходы проекта

Прямые — это те, которых не было бы без этого проекта:

• Труд команды — часы каждого × его стоимость часа. Обычно 70–90% всех прямых расходов.
• Подрядчики и фрилансеры — по факту оплат.
• Закупки под проект — лицензии, стоки, фото, оборудование, материалы.
• Рекламный бюджет, если он проходит через вас.
• Командировки и логистика.
• Эквайринг и комиссии — 2–3% незаметно съедают маржу на низкомаржинальных проектах.

Аренда офиса, бухгалтер, зарплата руководителя и подписки на сервисы — не прямые. Это накладные, они на шаге 5.

Шаг 3. Не забудьте невидимые часы

Именно здесь маржа на бумаге расходится с реальностью. Учитывайте:

• Пресейл. Встречи, оценка, коммерческое предложение — иногда 10–20 часов до подписания. По выигранным проектам эти часы должны попадать в расходы проекта.
• Правки сверх сметы. Классика: «ну это же мелочь, доделаем». Пять таких мелочей — минус 10% маржи.
• Менеджмент. Время аккаунта и руководителя проекта — это тоже оплачиваемая работа, а не воздух.
• Коммуникация. Созвоны, переписка, согласования. В клиентских проектах это заметная доля.

Простой способ проверить себя: если по проекту в учёте стоит ровно столько часов, сколько было в смете, — часы не учитывались, а переписывались из сметы.

Шаг 4. Шаблон расчёта

Скопируйте эту таблицу в Excel или Google Таблицы — этого достаточно, чтобы считать маржу по любому проекту.

Проект, который «вроде нормально вышел», принёс 10,8%. После накладных и налогов это, скорее всего, работа в ноль.

Шаг 5. Разнесите накладные — но отдельно

Накладные (офис, бухгалтерия, подписки, зарплата тех, кто не пишется в проекты) на проекты напрямую не относятся. Но понимать, покрывает ли их маржа, необходимо.

Простой способ для малого бизнеса:

Норма накладных % = Накладные за месяц ÷ Выручка за месяц × 100%

Если накладные — 300 000 ₽ при выручке 1 500 000 ₽, это 20%. Значит, проект с маржой ниже 20% съедает компанию, даже если формально «в плюсе». Это и есть ваша нижняя граница — считайте её раз в квартал.

Шаг 6. Смотрите на маржу до окончания проекта

Считать маржу постфактум — как измерять температуру после похорон. Пользы больше от промежуточной проверки:

• На 50% бюджета часов — сколько работы сделано? Если потрачено 60% часов при 40% готовности, проект уже уходит в минус.
• При каждой правке сверх сметы — фиксируйте часы отдельно. Так к концу будет видно, сколько стоила «доброта».
• Раз в неделю по активным проектам — сравнивайте потраченные часы с плановыми.

Это единственный момент, когда ещё можно что-то сделать: договориться о доплате, сократить объём, перекинуть работу на более дешёвого исполнителя.

Если учёт часов ведётся в трекере, в аналитике проектов маржа считается сама: контракт минус стоимость труда, и цифра видна не в конце, а по ходу.

Пять ошибок, из-за которых маржа врёт

1. Считать по выручке, а не по собранным деньгам. Контракт на 400 тысяч, из которых 150 не оплачено полгода, — это не 400 тысяч. Разделяйте: собрано + дебиторка = контракт.

2. Не учитывать своё время. Владелец, который сам ведёт проекты и не ставит себе ставку, получает красивую маржу и непонятно куда исчезающие деньги.

3. Игнорировать простой. Часы между проектами кто-то оплачивает — вы. Именно поэтому в стоимости часа стоит коэффициент загрузки.

4. Считать среднее по всем проектам. Среднее скрывает главное. Считайте по каждому: обычно оказывается, что 20% клиентов дают 80% маржи, а пара проектов работает в минус.

5. Считать раз в год. Годовой отчёт не помогает принимать решения. Помогает регулярная сверка по активным проектам.

Что делать с низкомаржинальными проектами

Посчитали, увидели 5% — не спешите отказываться. Сначала разберитесь в причине, они бывают разные:

• Недооценили объём → чините оценку: закладывайте буфер 20–30% и считайте пресейл.
• Много правок → чините договор: фиксируйте количество итераций, дальше по часам.
• Дорогая команда на простой работе → чините распределение: senior не должен верстать типовые страницы.
• Клиент требует много внимания → это тоже часы, они должны быть в цене.
• Демпинговали на входе → повышайте цену на следующем проекте или расставайтесь.

Отдельная категория — проекты, которые сознательно берут в минус: ради портфолио, входа в отрасль или крупного имени. Это нормально, если решение осознанное и таких проектов немного. Ненормально — когда так работает половина компании и никто об этом не знает.

Итог

Маржа проекта — это контракт минус всё, чего без него не было бы, и главное здесь честная стоимость часа: с взносами и с реальной загрузкой, а не оклад, делённый на 160.

Начните с малого: посчитайте стоимость часа для трёх ключевых людей и прогоните по шаблону два последних завершённых проекта. Обычно этого достаточно, чтобы обнаружить пару неприятных сюрпризов — и это лучшая инвестиция вечера за квартал.

Дальше вопрос в регулярности. Если задачи, часы и деньги живут в одной системе, считать не приходится вручную: Государыня показывает маржу по каждому проекту в реальном времени, а клиенты и задачи лежат рядом. 7 дней бесплатно, без карты.